Die meisten Ratschläge zum Organisieren von Fotos gehen davon aus, dass du bei null anfängst: eine Kamerarolle, ein leeres Blatt, ein System wählen und dabei bleiben. Das ist nicht deine Situation, wenn du diejenige oder derjenige in der Familie bist, die am Ende zwanzig Jahre Fotos in der Hand hält. Deine sind schon verstreut: ein toter Laptop im Schrank, drei Generationen von iPhones, ein paar externe Festplatten, die niemand seit einem Umzug angeschlossen hat, ein Schuhkarton voller Abzüge, die jemandes Großmutter gemacht hat. Ein Ratgeber, der mit „wähle zuerst eine Namenskonvention" beginnt, überspringt den schwierigen Teil.
Das Archiv existiert schon, in Teilen. Das Ziel ist, zusammenzuführen, was da ist, zu etwas, das funktioniert, ohne etwas zu verlieren und ohne sechs Monate an Wochenenden dafür zu verbrauchen. Hier ist die Reihenfolge, die dorthin führt.
Schritt 1: Erst alles unsortiert auf eine Festplatte bringen
Widerstehe dem Drang, schon beim Sammeln zu sortieren. Foto-Organisationsprojekte geraten meist ins Stocken, weil man Entscheidungen über die Struktur trifft, während man mechanisch Dateien von fünf Geräten kopiert. Trenne die beiden Probleme. Dieser Schritt hat eine Aufgabe: jedes Foto, aus jeder Quelle, unangetastet, in seiner ursprünglichen Ordnerstruktur, auf eine externe Festplatte bringen.
- Alte Handys: Wenn es ein iPhone ist, deckt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Auslagern ab, wie du Originale in voller Auflösung herunterbekommst, einschließlich der Fotos, die sich in Messages verstecken und die ein normaler Kamerarollen-Export übersieht.
- Alte Computer: Kopiere den gesamten Bilder-Ordner (oder wo auch immer das Betriebssystem Kamera-Importe abgelegt hat) unverändert. Reorganisiere nicht schon beim Verlassen des alten Geräts. Diese Entscheidung zweimal zu treffen, beim Verlassen der alten Maschine und bei der Ankunft auf der neuen Festplatte, ist, wie Ordner verdoppelt oder still verlorengehen.
- Losen Festplatten und alte Backups: Schließ sie an, kopier das Ganze in einen eigenen datierten Ordner (
_eingang/2011-laptop-backup/), und versuch noch nicht, es mit irgendetwas zusammenzuführen. Ein unsortierter Ordner mit allem drin ist besser als ein halb sortierter Ordner mit Lücken, an die du dich später nicht mehr erinnerst. - Abzüge und Dias: Ein Flachbettscanner oder eine Scan-App auf dem Handy liefert dir digitale Dateien; ein lokales Fotogeschäft oder ein Einsende-Scandienst lohnt sich für alles vor 1990, wo die Negative die einzigen erhaltenen Originale sind. In jedem Fall landet das Ergebnis auf derselben Sammel-Festplatte wie alles andere.
Schritt 2: Eine Ordnerstruktur wählen (Jahr, dann datiertes Ereignis)
Sobald alles an einem Ort ist, braucht es eine Struktur. Die, die jede App, jedes Betriebssystem und jedes Jahrzehnt überlebt, das du noch nicht erlebt hast, ist die einfachste: ein Ordner pro Jahr, und darin ein datierter Ordner pro Ereignis.
Also: 2019/2019-07-04 Ferienhaus am See/. Das Datumspräfix bedeutet, dass Ordner sich immer richtig sortieren, egal welcher Dateibrowser oder welches Betriebssystem hinschaut; der Ereignisname bedeutet, dass ein Mensch beim Durchblättern der Liste tatsächlich erkennt, was drin ist, ohne es zu öffnen. Es ist nah an dem, was Familien, die seit einem Jahrzehnt Kamerarollen-Fotos in von Hand benannte Ordner werfen, meist schon instinktiv tun. Wenn das auf dich zutrifft, formalisierst du ein System, das du schon halb aufgebaut hast. Sieh dir das vollständige Namensmuster samt Sonderfällen an, oder die Entwicklernotiz darüber, warum diese Gewohnheit so verlässliche Ground Truth ist.
Zwei intuitive Strukturen bewähren sich bei diesem Umfang nicht. Nach Person zu organisieren scheitert, weil die meisten Fotos mehr als eine Person zeigen (wohin kommt ein Geburtstagsfoto mit beiden Geschwistern?). Nach Fototyp wie Urlaube, Geburtstage und Alltag zu organisieren scheitert, weil Kategorien eine Ermessensentscheidung sind, die tausendfach getroffen wird, und verschiedene Familienmitglieder unterschiedlich urteilen. Das Datum ist die eine Eigenschaft, die jedes Foto genau einmal hat, also lass es den Ordner sein. Wer drauf ist und was für ein Ereignis es war, lässt sich suchen oder taggen, statt vorab einzusortieren.
Schritt 3: Aussortieren, aber vorsichtig
Zwanzig Jahre an Fotos enthalten viel, das nicht überleben muss: Screenshots, gespeicherte Memes, elf fast identische Aufnahmen aus einer Serie, von denen nur eine es wert ist, behalten zu werden. Das auszusortieren macht das Archiv schneller zu durchblättern und leichter, es Familienmitgliedern zu übergeben, die sich nicht durch Unordnung wühlen wollen.
Sei bei allem anderen vorsichtig, besonders bei allem von vor der Zeit, in der Digitalkameras Fotos kostenlos machten. Ein leicht unscharfes Foto eines verstorbenen Großelternteils ist nicht dieselbe Art „schlechtes Foto" wie ein unscharfer Parkplatz. Wenn der einzige Fehler eines Fotos technische Qualität ist, behalte es. Speicherplatz ist billig, ein Moment, den du nicht zurückbekommst, ist es nicht.
Schritt 4: Nicht versuchen, jedes Gesicht von Hand zu taggen
Hier sterben viele Organisationsprojekte: Jemand entscheidet, das Archiv solle nach Person durchsuchbar sein, öffnet den ersten Ordner und beginnt, Gesichter von Hand zu taggen. Das funktioniert für etwa vierzig Fotos. Es funktioniert nicht für vierzigtausend, über zwanzig Jahre, wo dasselbe Kind mit drei und mit dreizehn überhaupt nicht gleich aussieht.
Welches Tool du auch für diesen Schritt nutzt, die Ordnerstruktur aus Schritt 2 ist es, die es überhaupt möglich macht. Software, die Daten und Ereignisse von Grund auf raten muss, macht das schlechter als Software, die von den eigenen Benennungsentscheidungen einer Familie ausgehen darf.
Schritt 5: Es richtig sichern, jetzt, wo es tatsächlich organisiert ist
Ein organisiertes Archiv auf einer Festplatte ist weit besser als fünf verstreute Teilarchive, und es ist immer noch eine Festplatte von einem sehr schlechten Tag entfernt. Sobald die Struktur existiert, sichere sie: eine zweite Kopie auf einer anderen Festplatte und idealerweise eine dritte extern. Das ist die 3-2-1-Regel. Sie zählt hier, weil ein Familienfoto, im Gegensatz zu einem Dokument, keinen zweiten Autor hat, der es neu erstellen könnte.
Schritt 6: Sicherstellen, dass auch jemand außer dir etwas findet
Es geht um Fotos, die wieder angesehen werden, nicht um eine aufgeräumte Festplatte. Sobald das Archiv organisiert ist, mach es anderen Familienmitgliedern leicht, es zu durchsuchen: ein geteilter Ordner, ein einfacher Viewer, alles, was „die eine Person fragen, die die Ordnerstruktur versteht" in „öffnen und anschauen" verwandelt.
FAQ
Wie lange dauert das tatsächlich?
Das Zusammenführen (Schritt 1) ist meist ein Wochenende, größtenteils Warten auf Dateikopien statt aktive Arbeit. Strukturieren und ein erster Aussortier-Durchgang (Schritte 2 und 3) dauern von Hand ein paar Abende. Jeden auf jedem Foto von Hand zu identifizieren (Schritt 4) wird realistisch nie fertig, und genau deshalb lohnt es sich, es an Software abzugeben.
Person oder Datum: wonach sollten die Ordner organisiert werden?
Datum. Ein Foto ist zu einem Zeitpunkt entstanden, hat aber meist mehr als eine Person drauf, also ist Datum die einzige Eigenschaft, die keine willkürliche Entscheidung erzwingt. Lass „wer ist drauf" eine Such- oder Tag-Ebene über einer datumsbasierten Struktur sein.
Sollte ich Duplikate und unscharfe Fotos löschen?
Räum den offensichtlichen Müll auf (Screenshots, Memes, fast identische Serienbilder), aber sei bei allem anderen vorsichtig, besonders bei allem, das alt genug ist, dass eine „schlechte" Kopie die einzige existierende sein könnte. Im Zweifel: aufbewahren.
Muss ich jede Datei umbenennen?
Nein. Eine gute Ordnerstruktur macht es unnötig, tausende Dateien umzubenennen. Verwende deinen Benennungsaufwand auf Ordner, die in die Hunderte gehen, nicht auf Dateien, die in die Zehntausende gehen.
Was ist die tatsächlich beste Ordnerstruktur?
Jahr, dann darin ein datierter Ereignisordner, etwa 2019/2019-07-04 Ferienhaus am See. Er sortiert sich überall richtig, liest sich für Menschen klar, und überlebt jede App oder jedes Betriebssystem, das du heute nutzt.
Kann ich nicht einfach alles in Apple Photos oder Google Photos werfen und es sich selbst sortieren lassen?
Das kannst du, und beide sind gut bei der alltäglichen Kamerarolle einer einzelnen Person. Die Belastung zeigt sich im Umfang eines Familienarchivs: Jahrzehnte an Dateien von mehreren Beitragenden in eine proprietäre Bibliothek zu importieren ist eine langsame Einbahnstraße, und keine der Apps ist auf Ordner ausgelegt, die du von Hand organisiert hast. Sieh dir unseren Vergleich der Optionen an.